连锁因为统一的规划，打造品牌，对消费者售后有保障，高效运作的方式得到广大投资的喜爱，美国商务部的统计表明，加入连锁经营的企业成功率高达90%以上，21世纪将是连锁业称雄商界的世纪。随着企业的连锁变大，对信息的要求也越来越严格，连锁信息解决方案由此应运而生，帮助连锁企业做大做强，拥有一套功能强大的连锁管理系统，将是提升自身竞争力的不二法宝。连锁配送是为连锁企业配送中心而定制开发，供总部、配送中心、分店使用，处理配送中心，总部-分店-之间的货物流通数据。同时支持远程拨号、VPN、数字专线光纤、Internet 宽带（ADSL、ISDN），支持直传，FTP文件传输、HTTP方式(推荐使用)等传输方式随时切换。 1. 机构分类
方便对现在分店进行归类管理，如湖南区、湖北区，如图：  注意：在相关报表中可以用分区条件进行查询，用于统计片区分店总业绩。 2. 机构档案
登记分店的机构号及相关属性设置，分店数据传输将以机构号为准，如图：  注意：左边选择相关机构性质，进行相关配送中心/直营店/加盟店增加：  上级机构：本机构上级数据传输、管理机构。 货商、客户结算方式：可选分部独立结算和总部统一结算(结算位置不一样)。 允许直连本机构：允许总部使用直连方式直接连接到分店。 会员参数：是否与总部共享，还是独享使用。 3. 机构分类商品
查看连锁组织中各机构的商品价格表，如图：  注意：连锁组织中分店可以由总部限定可否自行调价，因而产生了各机构价格体系，此表就是用来查看各机构价格明细。 4. 配送价格方案
制定各机构默认配送价格，如图：  注意：此处价格定义主要用了特定商品的特定配送价格。如果此处不定义分店价格，默认按照'连锁配送'-'机构档案'中的价格体系配送，包括进价、成本价、零售价、9级自定义价格。如图：  5. 配送特价表
用于指定日期段中定义商品特殊配送价，过期将自动恢复正常价。如图：  6. 总部/分店数据交换
用来和分店/总部交换数据，上传报表，下载商品档案，会员档案用。通过数据传输，分店收到总部制作了配送出库单，分店权限，操作员权限，新品资料等，从而实现了对业务基本资料的增加、删除、修改。同时分店上传了本机构的销售情况，报表中所有做了[机构]标志的报表都可以上传在总部到查到。  传输方式： 1. 直接数据库方式 理论上这种方式最优，传输时间最短，通过互联网的IP地址通讯数据，实现数据交互功能。 2. 文件方式 文件方式是针对没有办法使用互联网传输，同时对数据的实时性要求不高的情况，可以用U盘等可移动存储介质存放需要传输的数据，然后拿到分店/总部导入。 3. 总部HTTP服务方式 该种方式是结合文件方式和直接数据库方式的优点，将文件传输整合成点对点 4. FTP方式 这种方式也是一种基于互联网和文件传输的方式，常用于跨网络数据传输，比如电信网络总部，移动网络分店，直连的传输一般很慢，有时还传不了，这时就会用那种南北互访的FTP空间中转，先由分店把数据传到FTP空间，总部再从FTP空间下载导入。总部发分店数据也是先发到FTP空间，分店再从FTP空间下载导入 目前以直连方式为最常见，分店设置方法如下： 1. 点击顶部菜单项'连锁配送'-'分部连接设置'进入下面界面：  a. 总部服务器IP地址：此外可以输入总部的IP地址或总部计算机的域名 b. 远程服务器帐套：选择总部服务器的帐套 c. 选择需要分配的分店：图中蓝色显示分店为选择的分店，点击后保存即可 d. 连接：通过连接总部数据库，远程服务器帐套中就会出现总部的帐套 e. 端品号：默认是1433不需要更改(如需更改端口，需要在总部SQL2000中更改，再到分店更改为新端口号) 2. 保存总部数据库连接设置，在总部数据传输界面点确认就可以传输数据了 a. 传输设置：设置一般方式，还是指定时间内传输 b. 数据流向：数据的传输方向，包括分店至总部、总部至分店的传输方式 c. 下发其它分店库存：用于下载其它分店的库存报表，查看其它分店的库存。 数据交换(传输)，点击数据交换，选择传输方式、传输媒介、数据流向，再点击数据传输，最下面任务栏上会有进度条，传输完成即可：  提醒方式： 当数据传输后，总部/分部商品数据有更新，包括新品、改价、删除，可以在传输日志中查询到。 7. 总部/分部传输日志
查看分店数据上传下载的时间明细及传输内容，如图：  8. 直接配送
直接向分店进行配送，单据无需经过分店审核，默认分店已经审核通过。常用于总部直接向分店进行配送。如图：  9. 配送出库
配送中心的主要业务，通过此单据将货物清单发送给分店，分店按单收货。也可用于分店退货至总部。如图：  库存流动方向：总部/配送中心库存减少，分店库存增加 成本核算方面：总部/配送中心库存成本减少，分店库存成本增加 分店退货：与之相反 10. 配送入库单
分店的主要业务，通过调入总部'配送出库单'，制'配送入库单'，按单收货入库。也可用于总部收分店退货。如图：  库存流动方向：总部/配送中心库存减少，分店库存增加 成本核算方面：总部/配送中心库存成本减少，分店库存成本增加 分店退货：与之相反 11. 配送差异
用于处理分店不按实数配入总部的配送出库单，分析产生的差异。如图：  库存流动方向：总部/配送中心库存减少 成本核算方面：总部/配送中心库存成本减少 12. 机构退货
用于将商品退货到其它仓库。 13. 要货申请单
用于分店向总部要货单据，在总部经过处理后有两种单据的生成，一是按所有分店的要货单据生成采购定单，二是按要货单据生成相应的配送出库单据。如图：  14. 要货申请单查询
在总部是用来查询所有分店的要货申请单，并进行转换处理，分店要货申请单转采购订单，转配送出库单。以及二次配送单所处理(请见连锁配送管理流程)，如图：  操作方法： 1. 转采购订单 将所选的分店要货单，根据所需商品数量按商品主供应商生成采购定货单(未审核) 2. 转配送单 将所选的分店要货单，转换成同样的配送出库单，方便配送中心送货 3. 转直配单 将所选的分店要货单，转换成同样的直配出库单，方便配送中心送货 4. 转调拨单 将所选的分店要货单，转换成同样的仓库调拨库单，方便仓库送货 5. 打印条码标签 按所选单据商品数量打印条码标签，适用于没有条码标签商品，出库时再制标签。 二次转订、配方法： 由于配送中心有商品损耗、运输过程商品损坏等原因导致按分店要货单配出时，不能全额配送，这就要求了配送中心进行二次分店要货单据处理，将未完成的分店商品要货数量再进行采购、配送。 在'要货申请单查询'中，把'仅查询未失效的要货单'勾去掉，查询到所有的要货申请单，就会看到有部分配出标志的要货申请单，勾选此类单据，再重复以上操作方式。生成采购订单、配送出库单等。 14. 配送入库单查询
用来查询配送中心向分部配送货物分店收货情况，包括实配数量，实配金额，赠送数据等。 15. 退货申请单查询
用来查询分部向配送中心退货单配送中心收货情况，包括实配数量，实配金额，赠送数据等。 16. 加盟店预付款
用来收取加盟店预付款的凭证，同时在加盟店退预付款中调用。同时生成加盟店付款情况。 17. 加盟店费用
加盟店的费用设置，如条码费、管理费、培训费等 操作方法同'批发销售'章节-'客户结算单' 18. 加盟店结算单
进行加盟店的货款结算。选择加盟店的直配单据进行付款操作处理。如图：  操作方法同'财务结算'章节'专柜扣款费用' 注意：进行加盟店结算，总部必须采用直配单方式进行配送才可以生成加盟店应收款 19. 连锁配送主要报表介绍
1. 连锁要货表 查询申请仓库、单号、经手人、审核人、商品等明细、汇总 2. 连锁直配表 查询直配单据、商品、数量、金额、配出机构/仓库、配入机构/仓库明细、汇总 3. 连锁配出表 查询配送出库商品、数量、金额明细报表 4. 连锁配入表 查询配送入库商品、数量、金额明细报表 5. 连锁退货申请 查询申请退仓单据、商品、业务员等明细情况 6. 连锁退货表 查询退仓单据、商品、业务员等明细情况 7. 连锁调拨表 查询分店与分店之间商品、商量、金额调拨情况 8. 连锁配出汇总 查询配送出库商品、数量、金额汇总报表 9. 连锁配入汇总 查询配送入库商品、数量、金额汇总报表 10. 加盟配送毛利 查询指定时期内加盟毛利收入，商品销售情况 11. 加盟店费用表 查询加盟店费用、己收、未收，应付增加减少情况 12. 加盟店预付表 查询加盟店预付款的打款金额，人员，操作情况 13. 加盟店往来帐 查询加盟店各单据金额支出、收入情况 14. 加盟店结算表 查询加盟店结算单据明细。包括单据金额、付款方式、操作员、业务单号、业务类型、金额 15. 连锁数据传输 查询数据传输日志。 20. 连锁配送管理流程
20.1 系统构架
系统构架图：  连锁管理系统包括以下各子系统： ●总部信息中心系统 ●配送中心系统 ●分店系统 ●采购系统 ●财务系统 ●物流系统 ●人力资源系统 ●远程查询系统 网络扩展图：  信息流/物流示意图：  20.2 分单系统
总部汇总、处理分店要货申请单，生成采购定单及安排送货过程。 分单系统示意图：  图表 25 分单系统示意图 分单系统说明 完成从分店要货-供应商送货-配送中心配送过程中单据的流转。智能转换分店数据，处理生成供应商和配送中心所需的数据，实时查看配送单据在途，到货情况。 1. 分店上传所需要供货的《要货申请单》 2. 总部进入[要货申请单查询]，查看所有分店的要货申请单，两种方式处理： a. 按分店要货单生成各供应商的《采购订货单》，由采购部发送给各供应商，供应商准备好货源，严格按合同指定周期和《采购订货单》送货。 b. 将分店《要货申请单》转为配送中心《配送出库单》，当供应商到货后，即可按《配送出库单》分拣商品配送到分店。 3. 因为配送中心缺货而未全部配送的分店配送单，进行二次查询，查询到所有部分配出的《配送出库单》，再进行二次转配、转订处理。生成供应商订货数据和配送中心配送数据。 20.3 配送中心验收入库流程
配送中心主要业务流程，接收总部数据，执行总部指令，验收供应商商品，合理分配库位储存商品，实时汇报商品库存，记录商品流转，生成财务结算数据。 配送中心验收入库流程图：  图表 26 配送中心验收入库流程图 配送中心验收入库流程说明： 1. 配送入库流程简介 ① 传统型配送中心需要储备大量的库存，以保证能及时准确的为分店进行商品配送服务。 ② 经过型配送中心也需要储备少量紧俏商品库存，以保证能及时准确的为分店进行商品配送服务。 上面两种情况都需要总部为配送进行订货，管理配送中心收货入库行为。 配送中心入库参与的对象：总部、配送中心、供应商。 2. 主要数据来源有三个： ① 总部按分店《要货申请单》转《采购订货单》，生成订货数据。 ② 配送分拣处理完毕，配送数量不足分店要货数量的商品，需要按差额数量生成二次订货数据。 ③ 总部自行为配送中心订货单据。 3. 主要流程要点： ① 总体流程： 总部产生订单→供应商送货→配送中心验收→制《入库验收单》→审核单据更新库存。 ②总部信息人员、业务人员处理正常业务数据，生成订货单据。 a. 对于分店《要货申请单》：总部收集到分店的《要货申请单》后，进行[要货申请单查询]处理，系统查询所有分店的《要货申请单》，按照所有的《要货申请单》生成单据商品所属供应商的《采购订货单》和分店的《配送出库单》。  图表 27 分单系统 b. 对于需要二次订货数据：总部针对有缺货的要货单据，做[二次生成订单]处理。[要货申请单查询]中选择所有带有[部分配出]标志的分店《要货申请单》，生成商品所属供应商的《采购订货单》和所有分店的《配送出库单》。 c. 总部业务人员自行为配送中心订货。 4. 总部业务人员修改订货数据，经采购部经理审批后审核，并通过发传真、电话、EMAIL、网络等多种方式通知供应商送货。 5. 配送中心通过远程登陆直接查看审核后的订货单据，打印订货单，准备暂存库位。 6. 供应商在接到订货需求后，严格按照订单要求数量准备货源，按时送货，验收地点在配送中心。 7. 供应商送货到达配送中心后，验收人员按该供应商的《采购订货单》做验货作业： ① 验收时，仓库人员需要确定本次验收的每一个商品的入库库位信息。 ② 验收时，只允许修改单价和数量，成本金额会随着单价和数量的变化而变化。 8. 验收时，单价和数据的修改，系统将给予相关的设置，可控制是否可以修改。 9. 针对赠品验收时，需制《赠送入库单》。 10. 验收完毕时，交配送中心电脑部制《入库验收单》，审核《入库验收单》,入库完成。 11. 配送中心电脑部操作人员打印《入库验收单》单据财务对帐单报表，作为供应商借款的唯一依据。 注： 独有的反审核功能将单据操作更加灵活，即使出错也不用重来做一次单据，轻轻一点，单据就返回到未审核以前的状态，库存也会相关的冲减。(可以通过权限控制员工能否操作反审核)(如果是要货，配送类单据数据传输后将不可以反审核) 20.4 配送中心分拣出库流程
配送中心主要业务流程，接收总部数据，执行总部指令，按单分拣、配送、批发。合理分配库位转移商品，实时掌握仓库库存，实时上报商品流转数据和销售报表。 配送中心分拣出库流程图  图表 28 配送中心分拣出库流程图 配送中心分拣出库流程说明 1. 配送出库流程简介 配送出库是指配送中心和分店的往来，以及配送中心和客户的往来，包含了配送中心配送到分店和分店退货回配送中心，配送中心批发给客户，批发客户退货给配送中心。 2. 本流程的参与对象：总部、配送中心、分店、批发客户。 3. 配送出库的类型： ① 分店要货转配送、二次转配送商品出库。 ② 总部为分店做配送商品出库。 ③ 批发销售出库。 4. 要货转配送、要货二次转配送商品出库流程说明 ①要货转定单、要货二次转定单，要货转配送、要货二次转配送说明： 分店要货单上传至总部，总部按照所有分店的《要货申请单》制作《采购定货单》和《配送出库单》，供应商则严格按照《采购定货单》送货至配送中心，配送中心再严格按照《要货申请单》送货至各分店。因为仓库存储，运输损耗，批发销售等引起《要货申请单》上商品供应不足的情况时有发生，配送中心应按《要货申请单》以实际出库数量制《配送出库单》，总部采购部应制订要货二次转订货，要货二次转配送数据：总部针对有缺货的要货单据，做[二次生成订单]和[二次生成配送单]处理。[要货申请单查询]中选择所有带有[部分配出]标志的《要货申请单》，生成商品所属供应商的《采购订货单》和分店的《配送出库单》。  图表 29 分单系统 ② 总体流程： 采购订单→配送入库单据→配送出库单据→分店配送入库单据 ③ 供应商严格按照总部采购定单、转要货订单、二次转要货订单要求数量准备货源，按时送货到配送中心。 ④ 配送中心在接收到供应商送货后，验收人员在《入库验收单》中参照《采购定单》做验货作业，验收时严格遵照配送中心验收入库流程要求进行验货。 ⑤ 验收完毕后，生成《入库验收单》的进货单据，进货单据审核入库。 ⑥ 审核《配送出库单》，按《配送出库单》分拣商品出库。 ⑦ 分店信息人员接收到配送中心《配送出库单》，在分店生成《配送入库单》调入单据，验收入库。 ⑧ 配送、分店人员分别都在《配送出库单》上签字，作为双方送货、收货证明。 5. 配送商品出库流程要点： ① 总体流程： 分店配送性质商品要货→配送中心分拣作业→配送出库→门点内部调入签收。 本流程包括，配送中心强制为分店配货流程，即为直接制作直配单，然后出库，直接配送到分店。 ② 配送中心信息人员接收分店的配送要货单据，在配送中心生成各分店的配送单据。 ③ 针对分店的要货单据，可以由分店来录入，也可以总部为分店来录入。 ④ 总部收集要货分店的要货单据，并在[要货申请单查询]中对这些单据做要货转定单、要货二次转定单，要货转配送、要货二次转配送处理。 总部在做要货转定单、要货二次转定单，要货转配送、要货二次转配送处理注意事项：  图表 30 供应单据时间表 a. 总部应制定到到货周期，分店要制定好要货计划，将要货单据提前几天上传至总部。新品，比较紧俏，保质期较短的商品应由总部按照分店销量，制定订单。 b. 总部在按分店要货单生成采购定单和配送单时，间隔时间越长，采购的商品就会越集中在一个供应商一张单据上，有效的减少流通成本，一般为一天。比如，今天集中处理昨天全部要货单。 c. 除总部限定直配的商品外，都需要制定要货申请单，分店制作要货申请单时应根据自身需要而制定，根据货架存货量，指定送货周期销售量，时令季节等做好要货申请单，仔细核对确认后将数据发送至总部，单据的商品数量越多，总部效率越高，同一天内应尽量避免同一商品多张要货申请单。 ⑤ 总部信息人员在[要货申请单查询]中查询分店要货单据，先做[转配出单]，按每个分店的《要货申请单》生成《配送出库单》，再做[转订单]，按每个分店的《要货申请单》汇总生成商品所属供应商的《采购订货单》，配送中心操作人员登入管理系统，查看总部制作的配送出库单，打印《配送出库单》，作为分店和配送的对帐依据。 ⑥ 分店信息人员做通讯，接收配送出库单，无条件验收入库。 6. 批发销售出库流程要点： ① 总体流程： 达成批发意向→录入销售单据→审核出库。 ② 配送中心业务业务员与大宗客户达成批次销售意向，确定批发商品明细、数量、批发单价、销售日期等信息。 ③ 配送中心备货。 ④ 配送中心信息人员录入《批发销售单》。按照批发合同确认批发单价，系统默认取的是该客户批发合同中商品所对应的批发价，如无合同则按批发价。(可以选择多个批发价、最低价、最高价、会员价等) ⑤ 配送中心信息人员审核《批发销售单》，打印三联，一联交仓管分拣出库，一联交客户审阅，一联交业务员做收款凭证。(现场收款只需打印两联) ⑥ 配送中心财务人员凭借批发销售单据，作为财务作帐以及大宗客户付款的唯一依据。 20.5 配送中心退货流程
配送中心主要业务流程，接收总部数据，执行总部指令，按单分拣、退货。合理分配库位转移商品，实时掌握仓库库存，实时上报商品退货数据和盘点报表。 配送中心退货流程图
图表 31 配送中心退货流程图 配送中心退货流程说明 1. 配送中心退货流程简介 经营快速流通消费品的企业，势必要碰到商品由于销路不畅、破损等原因需要退货给供货单位。有配送属性的商品在分店有破损、过期，分店需归还给配送中心，配送中心还要把这部分商品退货给供应商。另外，配送中心本身对商品的管理过程中，也有需要把商品退货给供应商的情况。如何准确快速的处理退货将是本流程的重点。 2. 配送中心退货参与的对象： 总部、配送中心、供应商。 3. 配送中心退货的形式是直接退货给供应商。 4. 配送中心退供应商 ① 总体流程： 退货协商→退货录入→商品分拣/分店送回→退货审核 ② 总部确定退供应商品货号，手工填制退供应商品表，包含了商品货号，品名，数量，库位，所属供应商。总部制定退货方法，是按单退货还是清场。 ③ 总部采购人员或者业务人员和供应商协商退供应商品、退货单价，并协定好到配送中心取货的日期。配送中心一般是每月定期集中退货。 ④ 配送中心仓管人员收集待退商品。 ⑤ 电脑人员录入退货凭证单据。 A. 配送中心电脑人员按照业务和供应商协商好的退供应商品和退货单价录入电脑。 B. 退货单价是由该退货供应商合同和送货单据价格共同来控制的。 a. 退货价格类型有四种：[1最新进价] 、[2最低进价]、[3合同进价]、[4单据价格]。 b. 价格控制有两种类型：[1不许改]、[2允许改] c. 退货价格默认是合同价，但也可以选择单据价格，单据价格是指同一张退货单上每个商品都可以选择相应的入库单据来确定退货价格。 ⑥ 电脑人员审核《采购退货单》。打印二联，一联交仓管作出库凭证，一联交供应商查验。 ⑦ 供应商到达配送中心后，配合配送中心验收人员，进行货物的退货处理。(或者送至供应商处) ⑧ 供应商签字确认，作为财务对帐依据。 注：如果该配送中心不允许负库存，则在退货单据审核时，判断库存数量是否满足退货数量，不满足时则给用户提供报错信息，系统返回到未审核状态。 20.6 配送中心盘点、损溢流程
配送中心主要业务流程，制定盘点计划，统计盘点数据，记录仓库损耗，及其它出入库情况，实时更新仓库库存，上报商品盘点报表及其它流转数据。 配送中心盘点、损溢流程图
图表 32 配送中心盘点、损溢流程图 配送中心盘点、损溢流程说明 1. 配送盘点、损溢简介 零售企业由于其快速流通的特性，每隔固定的时间段，就要对企业的库存真实情况进行盘整，以此来管理库存的缺失，并进行财务的更正。 在经营活动当中，往往也会出现商品一定的破损和丢失，这部分商品企业也要进行损溢的管理。 2. 配送盘点、损溢流程有两部分 ① 配送盘点流程。 ② 正常报损流程。 3. 配送盘点流程说明 ① 参与的对象：配送中心所有的部门。 ② 盘点所针对的商品：由于配送中心物流的特殊性，不建议对配送中心做全局盘点，建议对配送中心做部组、仓位的局部全盘或者局部盘点，以作为调整库存或考核营运情况的手段。 ③ 配送中心经理召开盘点会议，宣布盘点事宜，统一安排盘点各项事项。 ④ 配送中心经理确定本次盘点的仓库、仓位、商品信息、盘点时间等。 ⑤ 盘点前，信息人员处理完毕所有涉及到商品信息的所有影响库存的单据。 ⑥ 配送信息人员建立全场/类别/品牌/供应商/库位/单品盘点号，依据盘点信息打印商品空白盘点表。 ⑦ 仓管人员依据盘点仓库、盘点范围、盘点表进行盘点。盘点完毕后，将有实盘数量的盘点表交至信息部。 ⑧ 信息部人员依据盘点表，录入盘点数据，不同的仓库录入不同的盘点数据。 盘点数据来源有两个： A. 盘点机数据导入生成。 B. 信息部人员手工录入。 ⑨ 配送信息人员仔细核对盘点数据，确定所有数据无误后，在[盘点分析报表]中，查询本次盘点未审核前结果，对于盘差比较大的商品，查找原因，建议重盘。 ⑩ 所有盘点数据处理完毕后，配送信息人员审核盘点单据。 A. 自动生成盘盈亏报表，作为本次盘点的最终结果。 B. 通过出入库方式，自动增加和扣减库存。 配送信息人员按照财务要求，分类别打印盘点报表，作为本次盘点的最终结果。 4. 正常报损流程说明 ① 营运部人员提供报损商品信息以及预报损数量。 ② 配送经理签字确认。 ③ 配送信息人员录入报损单据。 |
